ビジネス日本語

Mandar correos (メールを送る, meeru wo okuru) es parte fundamental en la comunicación de negocios en Japón. Ya sea 社内編  (shanai-hen,dentro de la compañía) o 社外編 (shagai-hen, fuera de la compañía), escribir con el lenguaje correcto es importante para el éxito.

Escribir un correo relacionado con el trabajo en japonés puede parecer intimiedante al principio ya que no sabes cómo utilizar
尊敬語 (keigo, lenguaje honorífico) y 謙譲語 (kenjougo, lenguaje humilde), pero al perfeccionar un poco de vocabulario y estructuras gramáticas para todos los usos, podrás escribir correos rápidamente.

El primer reto de un correo de negocios en Japonés es cómo referirse a la otra parte. Hasta arriba de la correspondencia escriba el
会社名 (kaishamei, nombre de la compañía) completo y en una línea por aparte 肩書き (katagaki, posición) y nombre completo de la persona, si es que aplica. Para prevenir errores de tipografía, recomiendo copiar y pegar los títulos y nombres del destinatario en la medida de lo posible para que no tengas errores en el kanji. No olvides incluir el título honorífico 様 (sama) después del hombre, que va después de cada nombre en la correspondencia.

Ahora vayamos al saludo. Para correos hacia clientes, puedes comenzar con un お世話になっております (osewa ni natteorimasu, gracias por su apoyo). Nota que el uso del verbo “ser/estar” en forma honorífica es orimasu en lugar del estándar imasu. A continuación, preséntate. La fórmula sería 会社名+株式会社+の+名前+と申します . Por ejemplo, en mi caso sería 「conoce-japon」というウエブサイト編集スタッフのロドリゴと申します (“Soy Rodrigo, del personal de edición de conoce-japon”). 株式会社 (kabushikigaisha) se utiliza para decir que la empresa es de responsabilidad limitada, pero no es necesario volverlo a escribir cada vez que se menciona. La primera vez basta.

Ya que pasamos por la presentación, el cuerpo del correo es la parte más difícil. Puedes clasificar el tipo de correo en dos: O estás pidiendo algo de tu cliente, o estás respondiendo a una solicitud.

En general, una solicitud se considera más formal cuando ofrece a la otra parte una forma fácil de decir “no”. Por ejemplo,
ファイルをご確認ください (fairu wo gokakunin kudasai, por favor vea el documento) no es ni siquiera una pregunta, por lo que no se puede decir “no”. Aunque no se considera descortés, suena un poco directo y es difícil de rechazar. Una mejor forma de solicitarlo sería escribir
お手数をおかけしますが、ファイルをご確認頂けますと幸いです (otesuu wo okakeshimasuga, fairu wo gokakunin itadakemasu to saiwai desu, perdón por molestarlo, pero apreciaría si pudiera revisar el documento). No solamente se reconoce que la petición es una carga para la otra parte, sino que le da margen para rechazarlo sin que sea ofensivo. Si has trabajado por suficiente tiempo con la otra persona, o si trabajan en tu propia compañía, ~頂ければ助かります (itadakereba tasukarimasu, si haces ~ te lo agradecería) puede utilizarse en lugar de la versión larga.

Cuando respondas a la solicitud de alguien más, lo más importante que hay que recordar es reconocer que has leído cada parte del correo. Cuando estén pidiendo simplemente más información, un simple
承知致しました (souchi itashimashita, entendido) basta. Si estás respondiendo a un correo, usualmente el mensaje original será incluido debajo de la respuesta. En este caso, es útil decir
下記承知致しました (kaki souchi itashimashita, entiendo la información escrita abajo). No recomiendo utilizar 分かりました para sustituir 承知致しました, ya que suena muy cercano.

Ahora digamos que te pidieron uqe revises un documento. Puedes responder con ファイルを確認致しました (fairu wo kakunin itashimashita, he revisado el documento) o ファイルを拝見致しました (fairu wo haiken itashimashita, he visto el documento). Para ambas respuestas utilizamos la versión en kenjougo del verbo する , 致す . El último utiliza además una forma especial del verbo ver, 拝見 (haiken). Otras palabras útiles que utilizan el kanji
拝 incluyen 拝受 (haiju, recibir) y 拝借 (haikaku, pedir prestado). Pero en general, cuando le quieres hacer saber al cliente las acciones que estás haciendo, no puedes equivocarte si utilizas 致します (itashimasu, hacer).

Finalmente hemos llegado al final del mensaje y tenemos la opción de despedirnos de dos formas. Si no le has pedido a la otra parte llevar acciones, puedes utilizar 引き続き、どうぞ宜しくお願い致します (hikitsuzuki, douzo yoroshiku onegai itashimasu, apreciaría su apoyo de nuevo en el futuro). Pero si les has pedido que hagan algo, puedes hacerlo notar al agregar お忙しい中お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い申し上げます (oisogashii naka otesuu wo okake shimasuga, nanitozo yoroshiku onegai moushiagemasu, sé que está ocupado, así que agradezco mucho su cooperación). Firmas con tu nombre, y listo, has escrito un correo perfecto.

Para más ejemplos y materiales de referencia en el tema de correos, puedes utilizar Writing Business Emails in Japanese, de The Japan Times, que cubre puntos como アポイントを取る (apointo wo toru, agendar una cita), o 変更を要求する  (henkou wo youkyuu suru, pedir un cambio). Tiene ejercicios prácticos que te ayudan a familiarizarte con la formalidad que se necesita en el intercambio de correos en japonés.